Por eso es fundamental asesorar a los portavoces de la firma para que sean capaces de transmitir el mensaje que se desea hacer llegar al gran público de la forma más clara y directa posible.
En épocas de crisis son más habituales los actos que se convocan de forma inesperada, dejando un mínimo tiempo de reacción. Por este motivo, cada vez los ejecutivos deben estar mejor preparados para reaccionar ante cualquier cambio y saber enfrentarse a los medios de comunicación, perdiendo el miedo a las preguntas difíciles.
Siempre que se vaya a acudir a una convocatoria en la que intervenga uno o más medios, es necesario tener muy claro qué mensaje se desea difundir y con qué orden de prioridad. Para ello, el portavoz debe tener preparada la información que se va a transmitir y debe utilizar un lenguaje sencillo, sin tecnicismos, para evitar una incorrecta interpretación por parte de los periodistas.
Para una empresa es esencial tener control sobre su imagen pública, para lo que es fundamental preparar a fondo los mensajes que se desean divulgar y estar prevenido ante cualquier pregunta o tema que pueda surgir. No obstante, en el caso de desconocer un dato, es preferible reconocer la ignorancia y aportarlo más adelante, pero nunca se debe dar información errónea.
Además, la empatía con los profesionales de la información puede ser una herramienta a su favor, tanto para que la publicación deje en buen lugar a la compañía como para elaborar una importante red de contactos.
Existen algunos consejos que podrían resultar muy útiles. Las entrevistas personales son más eficaces que las realizadas por teléfono o por email, y antes de concertar una se pueden delimitar los temas a tratar con el periodista. Otro aspecto que conviene cuidar es la imagen: se debe prestar atención al vestuario elegido y a la comunicación no verbal que es empleada. La imagen ha de ser neutral para que la audiencia se centre en el contenido, y los gestos deben utilizarse para complementar y remarcar la información. Así, una postura erguida sería la forma más adecuada.
También hay actuaciones que se deben evitar como pedir un artículo antes de su publicación para revisarlo, ya que puede ser entendido como una falta de confianza hacia el trabajo del periodista, o convocar ruedas de prensa sin tener un motivo relevante.
Recordemos que si alguna información no queremos que sea publicada podemos acogernos a los acuerdos “off the record”, pactos entre un ejecutivo y un periodista para que ciertos contenidos no sean propagados. Esta fórmula permite divulgar ciertos contenidos sin hacer referencia a la fuente, y deben ser concertados antes de la entrevista.
Cada vez son más las empresas que son conscientes de la importancia de una buena comunicación externa e incorporan este elemento a sus estrategias de marketing. Una vez establecido el objetivo, la función de la comunicación será distribuir el mensaje de una manera eficiente y satisfactoria, buscando una gran repercusión que genere una opinión pública positiva.
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