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Hay que evitar que la reunión se convierta en un ladrón de tiempo para los trabajadores.
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Es fundamental que cuente con una agenda bien definida.
Contar con una buena comunicación dentro de una empresa significa contar con potente herramienta de gestión, sustentada en la figura del director que acaba por trasladarse también al resto del equipo. ¿Cómo conseguir esta comunicación eficaz dentro de la empresa? En primer lugar hay que empezar por crear equipo, un equipo humano donde prime por encima de todo la colaboración entre sus protagonistas, donde exista un alto grado de compañerismo. Y una muestra clara por dónde empezar a construir este compañerismo son las reuniones de trabajo. Según los expertos el buen funcionamiento de éstas puede resultar altamente productivo para la empresa ya que el fin de estos encuentros radica en encontrar soluciones a problemáticas que hayan podido surgir dentro de la organización o simplemente para informar al equipo de las últimas gestiones realizadas por parte de la directiva, consiguiendo de este modo involucrar a la plantilla en todos los movimientos de la empresa. Resulta obvio que la diferencia entre las reuniones de éxito y las que no radican en la productividad, no obstante, hay que evitar caer en el error de abusar de éstas, trabajar en equipo no significa estar continuamente reunido, como dice el refrán ‘todo en su justa medida’. Porque una reunión, en algunos casos, puede acabar por convertirse en un ladrón de tiempo para los trabajadores y en una forma de estar ocupado sin un cometido concreto. Destacar que las reuniones cuando consiguen aburrir tanto al directivo como a sus empleados están destinadas al fracaso.
Y si hablamos de datos ocho de cada diez reuniones son ineficaces, según el profesor de Comportamiento Organizacional de IE Bussiness School Diego Vicente. ¿Qué sentido tiene entonces organizar tantas reuniones si en muchos casos el resultado no es el deseado? Las reuniones son valiosísimas para las organizaciones, como ya hemos comentado, pero “es muy importante que las que se celebren sean realmente relevantes”, afirma el profesor del IE Bussinees School quien añade que “para que la reunión no fracase es fundamental que cuente con un agenda bien definida, que se respeten los horarios, que las aportaciones realizadas sean de peso y relevantes”. Directrices todas ellas encarnadas en la figura del directivo, o como se suele hablar en términos empresariales, líder. Una figura indispensable dentro de una organización por su saber hacer a la hora de alcanzar los objetivos previstos y afrontar con éxito los cambios del mercado, y de quien depende el buen funcionamiento de las reuniones según afirma Ceferí Soler, profesor del departamento de dirección de personas y organización de Esade. Por su parte, para Álvaro San Martín, profesor de Dirección de Personas del IESE existe una diferenciación muy clara de los participantes y el director de una reunión. “El primero debe analizar y valorar las contribuciones de los segundos”. Y puntualiza, “un buen conductor de reuniones es aquel que facilita la comunicación entre todos los miembros”.
Otro factor a tener en cuenta en todas las reuniones es la gestión del tiempo, asignatura pendiente en nuestro país según el profesor Diego de Vicente, “aquí en España, los asuntos importantes se tratan en los diez últimos minutos, mientras que en los otros 50 se llenan con trivialidades”. Un fallo que se debe corregir si los directivos de las empresas no quieren perder competitividad. No olvidemos que el mercado presenta un escenario muy cambiante en el que es fundamental no solo ser una buena empresa sino también estar entre las mejores.
